En tidsplan kan inddeles i 2 faser:

Første tidsplan er et estimat på hvordan man regner med at forløbet vil gå.

Vigtige punkter i opbygningen af en tidsplan:

1. Man anføre de punkter der skal laves gennem projektet og lave en klar målsætning
2. Man anføre et estimat på den tid man regner med at punktet vil tage
3. Man anføre en klar tidsplan med et start og sluttidspunkt i tidsplanen evt. med P = påbegynde - U = udført
4. Man sætter hjemmearbejde ind i tidsplanen
5. Man sætter en eller to ansvarlig på punktet
6. Risikoanalyse af projektet og hvad gør man hvis det går galt

Revideret tidsplan er de rettelser der kan komme gennem et forløb. En første tidsplan vil altid gennemgå en tilretning og det er vigtigt man kan se de ændringer der er sket gennem forløbet, for det viser man har anvendt tidsplanen konstruktivt.

Her er vist et eksempel på en tidsplan

Det er vigtigt at man har en ansvarlig på opgaven. Hvis man skriver alle, så er der ingen der har ansvaret, men det betyder ikke, at det kun er den ansvarlige der skal stå alene med opgaven

Det er også vigtigt at der er en i gruppen der generelt har ansvaret for tidsplanen og man kan altid ændre den ansvarlige i den reviderede tidsplan. Tidsplan skal lægges ned i bilag

GANTTDIAGRAM

Det kan være godt at supplere tidsplanen med et Gantt-diagrammer 

https://create.microsoft.com/da-dk/templates/gantt-diagrammer

9 trin til ufejlbarlig projektstyring

Nogle i dette land tjener mange penge på kurser i kunsten at styre projekter. Jeg har selv været igennem dem og er blevet introduceret til post it-påklistrede projektplaner, kilometer brede Excel-ark og smart teknologi, hvor man skal tagge sine dokumenter på mere og mindre gennemskuelige måder.
Men der er én faktor, der kan få projektet til at bukke under og kollapse. Uanset om overskriften på projektlederkurset hedder Gantt, Prince 2, Scrum eller noget fjerde, og om du bliver anbefalet at bruge Microsoft Projects, Podio, Trello eller noget femte.
Det er den menneskelige faktor.
Derfor er det konkrete handlinger, du altid skal supplere din projektledelse med – uanset hvilket system du bruger.
Jeg deler dem op i handlinger, der hører hjemme henholdsvis før, under og efter projektet. Der er ni i alt.
En projektleder er den person i gruppen der leder, fordeler og styrer projektet og skal stå for koordineringen

INDEN PROJEKTET

1) Lav en projektplan

Man kommer ikke uden om projektplanen. De par timer, man indledningsvis skal bruge på at samle deadlines, planlægge møder og opridse ansvarsfordeling i projektplanen, er godt givet ud.
Planen skaber et nødvendigt overblik for projektet. Få et par nyttige skabeloner til din projektplan her.

Hvordan lægger du en plan over projektet?
Diagrammer og matrix
Projektplanen er sammen med tidsplanen en oversigt over projektets forløb, hvor arbejdsopgaver, projektets faser og vigtige datoer er nedskrevet i en kalender. Projektplanen er især i starten af projektperioden et godt redskab til at finde ud af, hvad du egentlig vil med dit projekt.

2) Del din projektplan med andre

Alle skal altid kunne se projektplanen. Det giver en enorm tryghed, at de ved, hvad der sker, når de ikke skal gøre noget. Undersøgelser viser, at det kan forbedre relationen og skabe tiltro til, at man har en plan for at komme i mål – hvad der reelt foregår, kan være en anden historie.

3) Lav en projektbeskrivelse

En projektbeskrivelse er noget andet end en projektplan. Men den er tilsvarende uundværlig.
Her beskriver man, hvad opgaven går ud på, hvad man har lovet fra starten, hvad succeskriterierne er, hvilke interne forhold I skal være opmærksomme på, og hvem jeres kontaktperson er.
En god projektbeskrivelse opfylder tre grundlæggende formål:

• Den er jeres kontrakt

Man diskutere den sammen og bliver enig om, hvilke opgaver der skal løses

• Den hjælper din dårlige hukommelse

Man skriver det ned for at undgår du ubehagelige overraskelser – som fx at du havde lovet at lave en del af rapporten, som du pludselig har en dage til at få færdig.

• Den giver andre indblik i projektet

Får du brug for hjælp af en, der ikke var med til det indledende møde eller i de første dage af projektet, sparer du intromøde og utallige afklarende spørgsmål ved at se projektbeskrivelsen.

4) Planlæg at være proaktiv

I en detaljeret projektplan står der konkret, hvornår man skal give en status.
Du er med andre ord proaktiv i forhold til dine deadlines, så man hele tiden føler, der er styr på projektet.

UNDER PROJEKTET

5) Brug en fælles brutto "to do-liste"

Når man går i gang med projektet, vil der dukke nye todo's op, som kan virke for besværlige eller små til at plotte ind i projektplanen. Her er det en fordel med en fælles todo-liste (det kan også være en Logbog), hvor man løbende skriver de opgaver ind, man kommer i tanker om, også skal løses – frem for at de står på en post-it eller i en notesbog et sted på din kollegas skrivebord.
Skabelonen her er fra Vertex42 (hvor du finder gode, gratis tools til projektledelse).
Det bedste ved denne skabelon er kolonnen med det uimodståelige navn PICK. Den kan man bruge til at vægte opgavens værdi over for, hvor svær opgaven er at få lavet.

To Do List

6) Husk rollefordelingen

Det er ikke altid nok at uddelegere ansvar for de enkelte opgaver. Formulerer, hvad det betyder for alle, at være 'leverandør' eller 'analytiker' på et projekt, og hvad du dermed forventer af deres indsats.
Og husk: Når du er projektleder på et projekt – så skal du være projektleder. Det lyder banalt, men hvis du selv begynder at blive leverandør på projektet, mister du dit overskudsagtige helikopterblik til fordel for de opgaver der er planlagt.

7) Uddeleger alt, hvad der ikke har med din projektstyring at gøre

Bed om hjælp fra alle dem, du kan, så du kan bruge din tid på det, du skal: styre projektet i mål.

• Få projektassistenten til at lave din research.
• Får du tekster med korrektur tilbage fra kunden, så bed studentermedarbejderen om at føre rettelserne ind.
• Har du brug for at kvalitetssikre tekster på engelsk, så send dem forbi Wordy.com (eller din gymnasielærermor, hvis du er så heldig at have sådan en).
• Book en halv times sparring med en udenforstående kollega.

8) Kontakt med nøglepartner

I projektstyring kan man ende med at skulle skrive og besvare uhyre mange mails mellem interne leverandører og andre der har med projektet at gøre. Men mails er problematiske, fordi vi misforstår tonefaldet i 44 procent af alle mails, og vi føler os overbebyrdede af mails, så vi ikke får svaret på dem.
Det er vigtigt det er den samme person (som gruppen har aftalt hvem det er) der kar kontakt med eksterne personer i projektet

EFTER PROJEKTET

9) Evaluerer processen

Der skal projektet evalueres
Sæt et - "Hvordan gik det-møde" ind i projektplanen fra starten. Så får I afholdt mødet umiddelbart efter projektets afslutning, mens I kan huske projektets succeser og bommerter.
Hiv projektbeskrivelsen frem igen, og spørg: Nåede vi egentlig det, der var formålet fra start?
Gør plads i projektbeskrivelsen til evalueringens resultater, så I har hele projektets mål og faktiske forløb samlet ét sted.
Der er både god læring og god økonomi i den del, og du sikrer dig mod at begå de samme fejl næste gang, du står med de samme udfordringer – for det kommer du til.

Hvordan lægger du en tidsplan?

En udførlig tidsplan er et rigtig godt redskab til at holde styr på tiden i projektperiode. Læg en realistisk plan, følg den, men vær klar til at justere den, hvis det viser sig nødvendigt. Ting tager længere tid, end man lige regner med, f.eks. tager det gerne en dag eller to at transskribere et kort interview.

Sæt god tid af til de enkelte dele, det gør ikke noget, hvis der lige pludselig er for meget tid. Hvis planen skrider, så tal med din vejleder. Er man i god tid, kan der altid findes en fornuftig løsning.

Skab overblik

Start med at få overblik ved at skrive de enkelte opgaver og deadlines ned. Det handler om at få overskuelig gjort, hvad du skal gøre og hvornår. F.eks.

• Starten: Det er vigtigt at komme godt fra start. Sæt en deadline for, hvornår du senest skal være i gang med projektet
• Møder med vejleder og evt. projektsted
• Eksperimenter, interviews eller anden dataindsamling starter og slutter
• Hvornår skal du søge litteratur
• Dataanalyse-perioden
• Sammenligning af teori og egne data
• Hvornår de enkelte afsnit skal være skrevet færdig
• Første version af projektet er færdigt
• Korrekturlæsning og rettelser
• Dato og tidspunkt for aflevering
• Dato for eksamen
• aftale om fremsendelse af projektet
• Formidling og præsentation af projektet, evt. i form af artikler eller præsentationer

Ved at lave en tidsplan som et matrix, så er der gruppemedlemmer som har ansvaret for at der er punkter der bliver sat igang, men det er ikke sikkert det er den der står på den fortløbende tidsplan, der også udføre den endelige opgave, men vedkommende har ansvar for at opgaven bliver sat i gang.